オフィス構築の流れ

清和ビジネスのオフィス構築スケジュール

オフィス環境構築プロジェクトの基本的な流れをご紹介します。

オフィス環境構築プロジェクトの基本的な流れ
フェーズ1 調査/要件整理
プロジェクトを進める上でのベース作り
フェーズ2 基本計画/デザイン設計
レイアウト検討・各種設備計画・作図
フェーズ3 実施計画/設計
各種詳細仕様の決定・実施設計図の作成
フェーズ4 コストマネジメント/工事計画
業者選定から契約締結・各諸官庁との協議・全体工事の調整
フェーズ5 工事監理
ビル指定工事とテナント工事
フェーズ6 引越し/オフィス運用コーディネート
社員の荷物の梱包・運搬、インフラ設備の切替
座席表・収納表・郵便物・オフィス清掃・ゴミの回収・会議室運用・入退室運用
フェーズ7 アフターフォロー
最終コストのまとめ、資産計上、オープン後のメンテナンス管理

オフィス移転のポイント

【ポイント1】 移転目的の確認

「何のために移転するのか」という目的をまずは明確にしておきましょう。

<移転目的の例>
a.固定費の削減 b.業務効率の向上(テレワーク導入によるオフィスの在り方) c.業務の拡大 d.企業イメージの向上 e.オフィス環境の改善 f.戦略的拠点づくり j.ワークスタイルの変化への対応 h周辺環境の変化への対応

【ポイント2】 解約予告期間の確認

オフィス契約解除の際には、前もってオーナーやビル管理会社に解約予告をすることが義務づけられています。現オフィスの解約・退去に関する取り決めを確認しておきましょう。一般的に、解約希望日の半年以上前という場合が多いです。

【ポイント3】 原状回復条件の確認

オフィス明け渡しの際には、普段の使用で出た損耗を除いて、原状回復する必要があります。原状回復の条件と方法について、オーナーやビル管理会社に確認をしておきましょう。

【ポイント4】 移転先検討・決定

移転の目的、業務内容に基づいて、規模、立地などの条件を設定し、さらに各条件の優先順位を決定します。

立地
A社員の通勤時間・費用の増減 b.最寄駅からの所有時間 c.取引先へのアクセス d.周囲の環境
設備
e.有効面積、室内形状の確認 f.電気容量、電話回線、光通信 g.空調システム、及び使用時間 h.OAフロアの有無 i.駐車場の確保
コスト
j.賃料、預託金
契約
賃貸借契約書の内容を確認し捺印後、保証金の受渡しをもって契約となります。一般の住宅に比べ、オフィスの賃貸借契約は、内容が複雑で項目も多岐にわたるため細かい注意が必要です。(入居申込書/手付金/契約書の作成/面積/契約面積/賃料起算目/支払時期/支払い方法/改定時期/敷金/保証金/共益費/付加使用料/特別工事/原状回復/解約)

【ポイント5】 移転計画立案

移転日の決定
各部門との調整、同じビルに入る他社の引越予定など移転先の条件を考慮して決定しましょう。
スケジュール作成
移転希望日をもとに、必要な作業・スケジュールの整理を行います。移転には、様々な工事や作業がつきものであるため、詳細なスケジュールを組むのはなかなか難しいものです。

【ポイント6】 手続き庶務関係

オフィス・事務所の移転には様々な手続き・庶務が必要になります。

a.引越見積依頼(オフィス家具や什器備品など、現場をみてもらうとよいでしょう)
b.電話回線の移転(移転場所により電話番号が変更になる場合がありますので、NTT116に聞いておきましょう)
c.インターネット関連(プロバイダなどへ早めに手続きをするようにしましょう)
d.設備機器(リース契約をしている場合は、リース会社への連絡も必要です)
e.郵便物の転送手続き(無料)
f.移転挨拶状の手配
g.社内印刷物の作成
h.預託金の返還時期の確認
i.取引業者への連絡

オフィス移転チェックリストをダウンロード

【ポイント7】 オフィスプランニング

現状のオフィスにおける問題点の改善や、コンセプトに基づいたオフィスプランニングを細部にわたって検討する必要があります。

ご相談いただければ、移転先・移転元の下見を行い、お客様のご意向・ワークスタイルをお伺いした上で、建築図からレイアウト(平面図)を作成いたします。 移転の場合は移転先の建築図をご用意いただけますと、さらに早くご提案可能です。

ご希望によって、新しい家具や什器のご提案(既存の家具・什器を使用する場合のご提案)や電気・電話・LANなどの工事についてもあわせてご提案させていただきます。

【ポイント8】 内装・設備・インフラ工事

電気工事、内装工事、電話工事、LAN工事等の作業は、各専門会社に依頼します。
しかし、各業者への連絡・打合せ・スケジュール調整等の諸業務はご担当者様にとってかなりの負担になります。
清和ビジネスでは全てをご提供しておりますので、打合せなどがワンストップでおこなえ、お客様のご負担を軽減いたします。また気がかりなスケジュール管理もいたしますので、安心してお打合せに専念いただけます。

【ポイント9】 引越し作業

オフィス・事務所の移転は個人の引越しとは違い、複雑で面倒です。情報漏洩の問題も絡んできておりますので、しっかりした管理の元での引越しが重要です。

清和ビジネスでは作業員の身元を管理しております。さらに廃棄証明はご希望により提出しております。作業前の什器転用の計画・ナンバーリング・ビル管理への申請、作業時の現場管理も行いますので、お客様は確認としてお立会いいただくだけで結構です。

a.移転スケジュール
各作業の取り合いを考慮しながらスケジューリング。また、各業者間の調整も事前に行います。
b.転用計画
移転先でのレイアウトに基づいて、再利用できるものは転用計画として設置先の計画を事前に行います。
c.ナンバーリング図
移転元と移転先での移動先の番地として、番号を割り当てます。その番号にしたがって移動を行います。
d.移転手順説明会
引越し当日までの事前準備の内容や手順、当日に行う内容、引越し完了後にお客様で行っていただく作業などの説明を事前に行います。
e.現場管理
引越し当日も専任の管理者が立会い、指揮しますので、お客様の負担を軽減できます。
また、現場に管理者が常駐しますので、不慮のアクシデントにも迅速に対応できます。

【ポイント10】 関係官庁への届出

オフィス・事務所の移転の移転に伴い、下記の届け出が必要になります。労働保険組合などに加入している場合は、その加入組合の方で手続きを行います。詳細につきましては関係官庁にご確認ください。

オフィス・事務所の移転の移転に伴う届け出リスト一覧表

【ポイント11】 原状回復工事

旧オフィス契約時の条件に従って、原状回復工事を行います。