オフィスレイアウト オフィス造りのヒアリング

POINT
  • どんなオフィスを作りたいですか?
  • 働き方の違い
  • どのように働きたいか

どんなオフィスを作りたいですか?

わたしたちは毎日、いろんなお客様のオフィス作りをお手伝いしています。大きいものから小さいものまで、その種類は様々です。しかし、どんなオフィス作りだって、まずはお客様とお話しするところから始まります。わたしたちがヒアリングと呼ぶステップです。そして、オフィス作りのすべてはこのヒアリングで決まるといっても過言ではありません。今回はそんなお話をしてみましょう。

ヒアリングとは、一番初めに「どんなオフィスを作りたいですか?」とお伺いするステップ。わたしたちが作るオフィスを使うのは、もちろんお客様です。どんなデザインで、どんな風に働きたいか?という要望なくして、設計を始めることはできません。その上このヒアリング、そう簡単なものではないのです。ほとんどの場合、ヒアリングは弊社の営業/デザイナーと、お客様…それもこのプロジェクトの担当者との間で行われます。ですが実際オフィスを使うのは社員全員です。担当者は社員全員分の意見を総まとめして、私たちとお話しするわけですが、それはそれは骨の折れる作業です。アンケートを取って、集計して、多数決を取って、判断して…時として、わたしたちがその意見をまとめる作業までお手伝いをすることもあります。特に社員数が多いほど、この作業は難航するでしょう。でも、同じ会社で働く人の集まりなのに、どうしてこんなにも大変なのでしょうか?

働き方の違い

その理由のひとつには、個人の好みが思いつきます。ある人はモダンでかっこいいオフィスで働きたいけど、ある人はスタンダードな方が好き…というような好みには、枚挙にいとまがありません。ある人は木目が好みだけど、ある人は織物の感じが好き…だとか。ある人は青が好きだけど、ある人は赤が好き…だとか。ある人はタバコを吸うけど、ある人は吸わない、なんてのもその代表のひとつですね。このように、同じ仕事場だからといって、社員それぞれの好みは一様には言えませんから、デザインに関して意見が分かれるのは当然といえます。ですが、もし「青か赤か?」といったような単純な好みの問題なら、実はそこまで深刻な問題ではありません。最悪、どちらかに我慢してもらえば済む話ですし、そのことで「壁を青にしないと仕事にならない!そんなオフィスなら辞めてやる!」なんて話にはあまりならないからです。より深刻なケース、それは「働き方の違い」です。

例えば、ある人はシーンとした静かなところで働きたいけど、ある人はちょっとガヤガヤしてくらいがちょうどいい…という場合はどうでしょう。これは単純に好みの問題で済ませてしまうわけにはいきません。なぜなら、シーンとしたオフィスにすれば、ガヤガヤが好みの人の作業効率は落ちてしまうから。またある人から「ひとりひとりのデスクは大きい方がいい」と意見が挙がったとしましょう。うん、確かに、デスクが大きいのは良いことだネ…とそれに二つ返事で応えてしまうと、「デスクを小さくして隣の人と距離を近くし、相談しやすい環境にしてほしい」という人の仕事は効率が低下してしまいます。さらに厄介なことに、当然ながら、「デスクを大きくしてほしい」という声はデスクが小さいオフィスから生まれます。そして逆にデスクが小さいオフィスでは「デスクサイズを小さくしてほしい(小さいままにしてほしい)」という意見は滅多に出てきません。例えデスク小さい派が9割いたとしても、誰もその意見を表さないならば、その意見が反映されることはないでしょう。これはいわゆるサイレントマジョリティーと呼ばれる集団です。もしそういった見えない声に気が付かないまま、残り1割のデスクを大きくしてほしいという意見を採用してしまえば、新しいオフィスは「なんでデスクを大きくしたんだ!?」という不満続出に間違いありません。しかもそれが仕事を根幹から支える要素だとしたら、取り返しのつかないことになってしまいます。

どのように働きたいか

見えない声を拾うためには、いくつかの方法がありますが、何より重要なのは、みなさんの今の働き方を細かく説明していただけることです。わたしたちはオフィス作りのプロです、ですが仕事のプロではありません。例えば以前、とある製薬会社のオフィスをお手伝いさせていただきました。ですがわたしには製薬会社の方が具体的にどういった仕事をしているのか、全く知識がありません。薬を作っている…ということは分かりますが、実際にデスクに座ってどういう仕事をどういう風にしているのか?については、てんで見当もつかないのです。そしてオフィスとはまさにその作業を行う場所ですから、わたしたちは実際にどう仕事をするのか、を一番欲しい情報としています。先ほどのデスクの例だって、もしも「いつも隣同士で連絡を取り合っている」という仕事内容を知っていれば、本当にデスクを大きくして良いのか?とわたしたちは踏みとどまることができます。そして、働き方とはひとつの会社の中にもたくさんあるものです。事務と営業では働き方も異なります。部署ごとの働き方に合わせたレイアウトができたなら、それはまさにあなたの会社ピッタリのオフィスになること間違いありません。

一口にレイアウト、と言ってもその理想形は人それぞれ。部署ごとに変えたり、あるいはいろんなタイプを用意して社員が好みに合わせて選択したり。その答えはただ「今どのように働いていて、これからどのように働きたいか」の問いから生まれます。あなたがこれからオフィス作りを始める場合は、まず今どういう風に働いているのかを、細かくお話してみてください。メモにまとめても結構ですし、ビデオにとっても構いません。もちろん、それを含めわたしたちにお任せいただくこともできます。着席率・会議室の利用率・密度などなど、あらゆるデータを集めて、時にはワークショップを使って社員全員でオフィスを作り上げていくことも。そうして出来上がったオフィスは、誰もが手間を惜しまず作り上げたもの。満足度ももちろん、バツグンに高まることでしょう。私たちには見えない声をしっかりとすくいあげるノウハウがあります。地道なヒアリングから、最終的に満足度の高いオフィスが生まれるのです。ぜひ、お任せください。

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